GESTÃO DE EVENTOS

De uma forma simplificada faça a gestão do seu evento
antes, durante e depois...

uIngress

É uma plataforma que permite uma gestão completa dos eventos.

Numa única plataforma podemos fazer a gestão completa do evento. Desde o primeiro minuto que decide organizar o evento até ao minuto em que tem de analisar dados estatísticos da participação no evento.

Quem está habituado e conhece um pouco sobre a organização de eventos sabe que são muitos pormenores, muitos passos e tarefas necessárias para que tudo corra pelo melhor durante algumas horas em que o evento decorrerá.
O que pretendemos com a uIngress é que rentabilize ao máximo o seu tempo para "pensar" o evento e para que perca o menos tempo possível com tarefas repetitivas e com muita probabilidade de erro humano.

A uIngress é uma plataforma multicanal desenvolvida para o auxiliar antes, durante e depois do evento em todas as tarefas necessárias à organização do evento.

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ANTES

Lista de Convidados

  • Faça a gestão da sua lista de convidados e das suas guestlists.
    Já tem uma listagem em formato Excel? Não tem importância, a plataforma permite uma importação dessa lista independentemente da forma como os dados estão estruturados

  • Acrescente detalhes sobre cada convidado, nomeadamente:

    • a quantidade de pessoas associadas ao convite
    • se o convite pode ser passado a terceiros em caso de não ser possível à pessoa convidada comparecer
    • se o seu convite tem associados extras (Como por exemplo: Parque de estacionamento, Alojamento, Alimentação, Etc.)

Os Convites

  • Não se preocupe com o trabalho e confusão associados ao envio dos convites. A plataforma permite indicar um template de convite para cada guestlist e de uma forma simples indicar os campos de cada convidado que irão estar presentes no convite. O resto é magia! A plataforma irá criar convites personalizados para cada convidado de acordo com as suas indicações. Em segundos terá por exemplo mais de 1000 convites criados e prontos a enviar.

  • O envio de convites por email também está simplificado. A plataforma trata de tudo e permite o envio de emails personalizados para os seus convidados.

  • Tenha um microsite do evento onde os seus convidados podem responder ao convite. Recolha a informação que necessitar. Cada microsite é criado à imagem do evento respetivo.

  • Os seus convidados irão receber um código único e é com esse código que irão entrar no microsite para responder ao convite.

  • Dê informações especificas a cada convidado. A plataforma permite-lhe informar cada convidado de forma rápida e eficaz.

Os Bilhetes

  • Depois de cada convidado responder ao convite, já sabemos quem estará presente no evento. Surge outra necessidade... Os bilhetes ou badges... A plataforma uIngress permite a criação personalizada de badges para cada participante.

  • Importe a sua template de badge, indique os dados de cada participante que pretende incluir no badge que a plataforma fará o resto. Em segundos terá todos os seus badges disponíveis para envio ou impressão.

  • Os bilhetes ou badges gerados são únicos e permitirão o acesso ao evento e poderão conter qualquer um dos dados do participante em causa

Comunicação

  • Em qualquer altura poderá comúnicar com os seus convidados ou participantes. Crie a template da mensagem e comunique de forma eficaz.

  • Através da app do evento (que poderá ser totalmente customizada e única para o evento em causa ou a app geral uIngress) poderá ir comúnicando detalhes do evento com os seus participantes

Lugares

  • De forma simples e intuitiva, faça uma completa gestão do espaço onde os seus participantes irão assistir ao evento. Poderá, caso o evento assim o necessite, atribuir lugares a cada participante.

  • A plataforma permite-lhe uma "vista" atenta sobre o preenchimento da sala e da posição de cada participante

DURANTE

Mapas

  • A app permite indicar aos seus participantesqual o local exato do evento ou de determinada sessão especifica. Certifique-se que seus convidados não se perdem a caminho do evento, todos agradecerão!

O Check-In

  • A plataforma uIngress é composta por um software de apoio ao check-in. Com este software instalado poderá ler os badges ou bilhetes de cada participante para efetuar o check-in ou obter informações.

  • A cada instante saberá quantas pessoas já fizeram check-in, qual a adesão por guestlist, etc.

  • Se um participante se esquecer do seu bilhete ou badge poderá facilmente pesquisar e imprimir uma segunda via para check-in

  • Existem alterações de lugar para o participante que está a fazer check-in? Não se preocupe, o software irá avisar

  • Pretende que seja o próprio participante a efetuar o check-in? O software tem a resposta para si - Em modo de auto check-in, o software transforma-se por completo para permitir ao participante efetuar o seu check-in com ecrã de boas vindas

  • O software permite a inscrição um novo participante no local e dia do evento, com toda a criação de badges / bilhetes associada

  • Gostaria de controlar o que entrega a cada participante na altura de check-in? É possível, o software tem um módulo que permite efetuar o registo de entregas de material para futura consulta

Avisos de Check-in

  • Quantas vezes já teve de esperar por convidados e oradores na entrada de um evento só para fornecer uma simples informação? (Muitas vezes já com o evento a decorrer...) Pretendemos terminar com esse problema, a plataforma uIngress permite a configuração de alertas email ou SMS para determinada pessoa quando um determinado participante de uma guestlist especifica ou até um participante especifico fizer check-in.

Boas Vindas

  • Todo nós gostamos de um pouco de atenção. A plataforma uIngress permite-lhe dar as boas vindas aos participantes do evento logo que ele efetua o seu check-in, com uma simples mensagem de boas vindas ou até com informações especificas. O participante irá receber automaticamente um SMS nesse momento.

Multimédia

  • Aproveite as fotos publicadas através da app por cada participante e crie clipes multimédia que pode apresentar em ecrãs presente no evento

  • Imprima as fotos recolhidas e dê um presente/brinde aos seus participantes!

Certificados

  • Quem gere eventos sabe que os certificados são sempre um ponto de grandes dores de cabeça! Temos os participantes que gostam de ter o seu certificado o quanto antes e temos uma equipa de gestão de evento que poderá ter de criar milhares de certificados personalizados para cada um dos participantes.
    Pois bem, a plataforma uIngress também simplifica este processo. Importe o template do certificado, indique que dados do participante pretende e terá todos os certificados prontos em poucos instantes.

  • Gostaria de disponibilizar os certificados no dia do evento? Sabemos que existe a possibilidade de os ter já prontos para entrega. No entanto, concordamos que esta é uma hipótese que se pode tornar num desperdício de material e com custos desnecessários pois nem todos vão querer ou pedir o certificado. Assim, a uIngress disponibiliza um kiosk que permitirá aos convidados apresentar o seu badge e automaticamente receberem o seu certificado (o kiosk pode estar programado para apenas disponibilizar certificados a partir de determinada hora).

App

  • Permita que os seus participantes interajam entre si no evento. A app disponibilizada contém uma área interativa de chat que permitirá uma interação maior entre os vários participantes.

  • Transforme cada participante num repórter fotográfico. A app permite a publicação de fotografias. Desta forma cada participante poderá ir recolhendo e publicando fotografias do decorrer do evento.

  • Como não podemos estar ao mesmo tempo em todo o lado, a app permite-nos comúnicar com os participantes através de notificações (push notifications) e publicações. Instantaneamente os seus participantes serão informados.

DEPOIS

Estatísticas

  • Depois do evento é tempo do follow-up. A plataforma permite-lhe obter estastíticas de participação, fluxo de check-in, registos no local, etc.

  • Mesmo durante e no primeiro segundo após o evento terá toda a estatística disponível para consulta

Multimédia

  • Navegue e faça o download de das fotos recolhidas durante o evento pelos participantes com a sua app

Inquéritos

  • De forma simples e prática forneça um link aos participantes para resposta a um formulário sobre a sua participação no evento. Estes formulários são completamente configuráveis.

uIngress - Módulos

A plataforma uIngress é composta por um conjunto alargado de módulos e funcionalidades que lhe permitem uma gestão do evento ponto a ponto
No entanto, e caso seja necessário poderão ser desenvolvidas novas funcionalidades à medida do seu evento.

Web-based

Apenas necessita de um browser para em qualquer parte do mundo gerir o seu evento!

24x7

Alojada na cloud a solução permite um acesso 24 horas / 7 dias

Integração

A plataforma está completamente integrada com o software de check-in

Personalizada

Como cada evento é um evento toda a solução permite uma personalização de acordo com o evento em causa.

Dashboard

Informações sobre o evento, como totais de convidados por lista, totais de check-in e fluxo de check-in

Guests

Gestão das guestlist e respetivos convidados

Check-in

Gestão dos participante e acompanhamento do check-in

Alertas

Configure alertas de e-mail e SMS para quando um participante entrar no evento

Emails

Crie e configure envios de informação e comunicação via email para os seus convidados ou participantes

SMS

Crie e configure envios de informação e comunicação via SMS para os seus convidados ou participantes

APP

Aplicação mobile que permite aos participantes uma experiência mais completa e interativa. Acesso a bilhete, feed, chat, programa, participantes, local com mapa, etc.

Lugares

De forma simples e intuitiva faça a gestão do mapa de seating no evento e atribua lugares aos participantes.

Documentos

Importe as templates dos documentos do evento (badge, certificado, bilhete, etc.) e crie documentos personalizados para cada convidado ou participante.

A gestão de eventos não tem de ser complicada

A gestão de eventos não tem de ser uma tormenta, com a uIngress pretendemos tornar a gestão de eventos numa tarefa simples e enriquecedora.


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